Je bent gestart als ondernemer en mag nu je eerste factuur versturen, gefeliciteerd! Je eerste factuur maken hoeft niet moeilijk te zijn, wel zijn er een aantal eisen waaraan een factuur moet voldoen. Naast deze eisen wil je natuurlijk ook dat je factuur er verzorgd uit ziet en overzichtelijk is voor de opdrachtgever.
Wat zijn de wettelijke eisen van een factuur?
Laten we maar gelijk met het belangrijkste beginnen, de wettelijke eisen van een factuur. Je factuur kan er nog zo mooi uit zien, maar zolang deze niet aan onderstaande eisen voldoet is de factuur niet geldig. Hieronder leggen we voor je uit aan welke eisen je factuur moet voldoen.
- (Bedrijfs)naam en -adres van jou.
- (Bedrijfs)naam en -adres van de afnemer.
- Je Btw-identificatienummer.
- Je KvK-nummer.
- De factuurdatum en betalingstermijn (vervaldatum).
- Een uniek (opeenvolgend) factuurnummer.
- Datum en omschrijving van het geleverde product en/of dienst.
- De bedragen exclusief Btw en de gehanteerde Btw-tarieven.
- Het Btw-bedrag.
Naast de wettelijke vereisten is het ook handig om het volgende op je factuur te vermelden:
- Je bedrijfslogo.
- Je bankrekeningnummer (IBAN) waar je de betaling op wilt ontvangen.
- Het adres van je website.
- Je e-mail adres bij vragen over de factuur.
- Een referentie of bijvoorbeeld een project- of ordernummer (wanneer je opdrachtgever hier om vraagt).
- Een verwijzing naar je algemene voorwaarden.
Controleer jezelf!
Of je nu je factuur in Word, Excel of een boekhoudprogramma maakt, fouten maken we allemaal wel eens. Dubbelcheck de factuur altijd vóórdat je deze verstuurd. Staan de juiste bedragen erop? Zijn de juiste Btw-tarieven gehanteerd? Ben je niets vergeten te factureren? Omdat een fout op de factuur vaak tot vertraging van betaling kan leiden, loont het om deze goed te controleren.
Wanneer je je facturatieproces goed inricht, door bijvoorbeeld met artikelen te werken, is de kans op fouten nihil. Wij raden dan ook altijd aan een boekhoudprogramma te gebruiken en deze goed in te richten, in plaats van te werken met Microsoft Office of vergelijkbare software.
Bewaarplicht
De belastingdienst verplicht jou als ondernemer je facturen minimaal 7 jaar te bewaren. Zorg daarom dat je deze op een goede plek bewaard. Hoewel het een goed idee lijkt deze op je eigen computer op te slaan of in een map te bewaren in de kast, kan het zijn dat deze toch verloren gaan door bijvoorbeeld brand of een crash. Het is daarom altijd aan te raden deze in de Cloud te bewaren.
Meer weten?
Bij Ledgrs helpen wij onze klanten kosteloos bij het opzetten van hun factuur lay-out en het inrichten van hun facturatieproces. Ook stellen wij ons boekhoudpakket ter beschikking, zodat factureren gemakkelijk en snel gaat. Uiteraard is alles dan ook netjes opgeslagen in de Cloud!