Debiteuren zijn je klanten en daar wil je een goede relatie mee. Slecht betalende klanten zorgen voor stress en financiële ellende. Strak debiteurenbeheer en een goede debiteurenadministratie leveren jou geld op. Hoe doe je dat? Lees in dit artikel alles over acties waardoor je snel je geld krijgt, debiteurenfinanciering, betalingsvoorwaarden en nog veel meer.
Debiteuren zijn klanten die een factuur van je kregen, maar nog niet betaalde. Debiteuren staan links op je balans bij bezittingen, de activa. De tegenhanger is een crediteur. Een crediteur is een bedrijf, instelling of persoon, waarvan je de factuur zelf nog moet betalen. Op je balans staan crediteuren rechts, bij schulden: de passiva.
Debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer is alles wat je doet zodat je klanten jou zo snel mogelijk betalen. Voor de cashflow van je bedrijf is het gunstig als de post debiteuren op je balans zo laag mogelijk is in vergelijking met je omzet. Je hebt dan meer geld beschikbaar om je kosten te betalen. Debiteurenrisico is het risico dat je debiteur niet (op tijd) zijn rekening betaalt. Debiteurenbeheer staat letterlijk voor het beheren van je debiteuren. Goed debiteurenbeheer helpt je bij het (op tijd) krijgen van je geld en beïnvloedt dus direct je cashflow. Debiteurenbeheer begint al vóór je een overeenkomst aangaat met je klant en eindigt wanneer de factuur betaald is.
Klanten checken
Check vooraf de kredietwaardigheid en betaalmoraal van mogelijke klanten. Zijn je klanten vooral ondernemers? Kredietbeoordelaars Dun & Bradstreet of Graydon leveren gerichte bedrijfsinformatie. Onderzoek via het KVK Handelsregister of er sprake is van een faillissement of surséance van betaling. Dan weet je of je zaken doet met een partij die geen financiële problemen heeft.
Lever je vooral aan consumenten, dan kun je vragen om een ‘Eigen Inzage’ van het Bureau Krediet Registratie (BKR). In het BKR-register staan geen belastingschulden. Het register geeft je wel een indruk van hoe de klant er financieel voor staat. En of er problemen zijn waardoor je klant je factuur niet kan betalen.
Betaalgemak bieden met een zakelijk betaalverzoek
Stuur je klant een digitaal betaalverzoek. Daarmee neem je obstakels in het betaalproces weg en kan je klant makkelijk en snel betalen. Met een digitaal betaalvezoek hoef je geen IBAN- of factuurnummer in te vullen. Dit gebeurt automatisch. Daarnaast verzend je een betaalverzoek op verschillende manieren. Stuur het persoonlijk naar de klant via WhatsAp, een sms of een e-mail. Of verwerk het in je facturen met een QR-code. Deze code is ook handig voor het direct betalen aan de deur of in de winkel. Dankzij het gemak en de flexibiliteit van een betaalverzoek is een klant sneller geneigd om te betalen.
Er zijn verschillende diensten die betaalverzoeken maken. Een bekende dienst is bijvoorbeeld Tikkie Zakelijk. Je kunt ook terecht bij meerdere banken en betaalplatformen. Voor de betaling wordt vaak de betaalmethode iDEAL gebruikt. In deze lijst van iDEAL vind je partijen die deze betaalmethode gebruiken en mogelijk ook zakelijke betaalverzoeken aanbieden. Beoordeel zelf wie het beste bij je wensen past.
Let op: bij veel diensten kun je dagelijks een maximumbedrag via zakelijke betaalverzoeken ontvangen. Houd hier rekening mee als je grote bedragen vraagt. Ook rekenen de meeste diensten een kleine vergoeding voor elk betaalverzoek.
Betaaltermijn afspreken
Leg afspraken over de betalingstermijn vooraf vast met de debiteuren. De betalingstermijn is de periode waarbinnen het totaalbedrag van de factuur betaald moet zijn. Een betalingstermijn van 30 dagen is gangbaar bij bedrijven. De maximale wettelijke betaaltermijn is 60 dagen voor bedrijven en 30 dagen voor de overheid. De betalingstermijn vermeld je in je algemene voorwaarden, in het contract en na levering op je factuur.
Grootbedrijf moet mkb binnen 30 dagen betalen
Grote bedrijven moeten rekeningen van het midden- en kleinbedrijf sinds 1 juli 2022 binnen maximaal 30 dagen betalen. Dat is een halvering van de oude betaaltermijn van 60 dagen.
Deze nieuwe wettelijke betaaltermijn zorgt ervoor dat jij je geld sneller binnen krijgt, zodat het niet blijft hangen in openstaande facturen. Je kunt het geld zo sneller weer voor je bedrijf inzetten.
Met deze twee tips bereid je je als mkb’er voor op de overstap naar de nieuwe betaaltermijn:
- Deel je klanten in op grootte: Zoek uit welke klanten jouw facturen straks sneller moeten betalen omdat ze vallen onder de noemer ‘grote bedrijven’. Grote bedrijven voldoen aan twee van de drie volgende kenmerken. Ze hebben minimaal 250 werkzame personen in dienst. Meer dan 40 miljoen euro netto omzet. En een balanstotaal hoger dan 20 miljoen euro. Je klant kan je hierover meer informatie geven. Informatie over het aantal werkzame personen bij een bedrijf vind je bij KVK.
- Pas je voorwaarden en contracten aan: Pas in je algemene voorwaarden en contracten de betaaltermijn aan voor grote bedrijven. Communiceer deze met je klant voordat je de factuur stuurt. Heb je algemene voorwaarden gedeponeerd bij KVK? Pas deze ook aan. Let op: grote bedrijven werken meestal met inkoopvoorwaarden. Vraag je klant om aangepaste inkoopvoorwaarden.
Eigendomsvoorbehoud vermelden
Een eigendomsvoorbehoud betekent dat je eigenaar blijft van je geleverde product, totdat de klant heeft betaald. Betaalt je klant niet, dan kun je de producten terughalen. Je vermeldt een eigendomsvoorbehoud in je algemene voorwaarden.
Vooruitbetaling overwegen
Als je klant vooraf betaalt, is je risico bijna nul. Bij zakelijke debiteuren zijn er geen spelregels bij vooruitbetaling. Wel kun je bijvoorbeeld een aantrekkelijke korting aanbieden als je klant vooraf betaalt.
Lever je een product aan een consument? Dan mag je klant maximaal 50% vooruitbetalen. Meer is wettelijk niet mogelijk. Een vooruitbetaling of aanbetaling zet je in de koopovereenkomst of algemene voorwaarden. Een uitzondering is een webshop. Kiest je klant voor betaling via iDEAL, dan is volledige aanbetaling wel toegestaan. Vooruitbetaling is niet gebruikelijk als je een dienst levert aan een consument. Lever je naast de dienst ook een product? Dan kun je maximaal 50% aanbetaling van je klant vragen.
Factureren
Verstuur je factuur zo snel mogelijk na levering van je product of dienst. Zorg dat je factuur correct is. Je klant kan een factuur met fouten terugsturen of te laat betalen.
Je wilt een tevreden klant, dus vlak na levering van je product of dienst kun je vragen of alles naar wens is. Een tevreden klant betaalt sneller. Houd bij welke klanten op tijd en welke klanten te laat betalen.
Wettelijk stuur je een factuur uiterlijk op de 15e van de maand na de maand dat je het product of dienst hebt geleverd. Voorbeeld: je hebt op 20 oktober je product geleverd. Je verstuurt je factuur uiterlijk op 15 november.
Klant aanmanen
Als je klant de factuur niet op tijd betaalt, kun je de volgende stappen nemen:
- Stuur twee dagen na de vervaldatum van de betaaltermijn een eerste herinnering.
- Neem daarna telefonisch contact op om eventuele onduidelijkheden over de factuur uit de wereld te helpen.
- Stuur zeven dagen na de eerste herinnering een aanmaning (tweede herinnering) aangetekend per post met ontvangstbevestiging.
- Stuur zeven dagen na de tweede herinnering een aangetekende pré-incasso per post met ontvangstbevestiging. In een pré-incasso vermeld je dat je tot nu toe geen betaling hebt ontvangen. En dat je over veertien dagen (wettelijke termijn) een incassobureau inschakelt.
- Bel na veertien dagen nogmaals en vermeld mogelijke extra kosten per incasso.
- Schakel na de wettelijke termijn van veertien dagen een incassobureau in. Een incassobureau stuurt je debiteur een of meerdere aanmaningen. Je klant moet deze binnen veertien dagen betalen. Een incassobureau mag geen dwangmiddelen gebruiken.
De relatie met je klant is belangrijk. De hierboven beschreven stappen en de gekoppelde termijnen zijn niet wettelijk vastgelegd. Je kunt hier dus van afwijken. Dat geldt niet voor de genoemde wettelijke termijnen bij de pré-incasso en de betalingstermijn van veertien dagen bij het incassobureau.
Betalingsregeling afspreken
Een optie is om je klant een betalingsregeling voor te stellen. Doe dat niet meteen, maar bekijk eerst of betalingsuitstel uitkomst biedt. Kan je klant onmogelijk in korte tijd de factuur betalen, spreek dan een betalingsregeling af. Zet deze betalingsregeling op papier. De regeling vervalt weer als je klant op de afgesproken momenten betaalt.
Wettelijke rente
Betaalt je klant niet of te laat, dan mag je wettelijke rente doorberekenen. Wettelijke rente bereken je over de periode waarin je klant niet betaalt nadat de betalingstermijn is verlopen. Je hebt ook recht op een standaard vergoeding van maximaal 40 euro. En op een vergoeding voor juridische kosten of incassokosten.
Juridische stappen
Je hebt alles gedaan om je klant te laten betalen, maar het is niet gelukt. Neem dan juridische stappen. Schakel een deurwaarder in. Een gerechtsdeurwaarder int voor jou de schuld bij je klant of hij spreekt een betalingsregeling met je klant af. Reageert je klant niet, dan kun je een gerechtelijke procedure starten. De deurwaarder zal je klant dan dagvaarden. In de dagvaarding staat waar en wanneer je klant zich moet melden bij de rechtbank. De rechter doet een uitspraak (vonnis) en de deurwaarder geeft dit vonnis aan je klant. Houdt je klant zich niet aan de uitspraak van de rechter, dan kan de deurw
Verjaringstermijn factuur verlengen
Iedere verzonden factuur heeft een verjaringstermijn. Na de verjaringstermijn hoeft je klant niet meer te betalen. Bij consumenten is de verjaringstermijn voor de aankoop van producten twee jaar. Koopt een consument een dienst of een reis dan is de verjaringstermijn vijf jaar. Bij zakelijke klanten is de verjaringstermijn vijf jaar na afloop van de uiterste betaaldatum. Herinner je jouw klant voor het einde van de verjaringstermijn? Dan gaat de verjaringstermijn opnieuw in. Dit heet stuiten.
Debiteurenadministratie bewaren
De bewaartermijn van je (debiteuren)administratie is zeven jaar. Dit geldt voor je papieren- en digitale administratie. In je debiteurenadministratie houd je alle openstaande facturen van je klanten bij. Je bewaart ook je inkoop- en verkoopfacturen. De Belastingdienst heeft op een rij gezet welke gegevens je nog meer moet bewaren.
Hulp hiermee nodig of meer informatie? Neem contact op.
Bron: KVK